RG 3781 AFIP Hojas móviles del Libro de Sueldos y Jornales y Certificado de Trabajo. Emisión vía “Internet”. Su implementación.

Bs. As., 26/06/2015

VISTO la Resolución Conjunta N° 3.669 de esta Administración Federal y N° 941 del Ministerio de Trabajo, Empleo y Seguridad Social, y

CONSIDERANDO:

Que mediante dicha norma se establece que los empleadores que confeccionen el Libro Especial previsto en el Artículo 52 de la Ley N° 20.744, texto ordenado en 1976 y sus modificaciones, mediante el registro de hojas móviles a que se refiere el punto 4 del citado artículo, deberán emitir las mismas vía “Internet” utilizando el sistema informático que desarrollará este Organismo.

Asimismo, se dispone la obligatoriedad de emitir vía “web” el certificado de trabajo a que se refiere el Artículo 80 de la mencionada ley, utilizando el sistema informático aprobado por la Resolución General N° 2.316.

Que los datos aportados por los contribuyentes a través de los sistemas informáticos denominados “Simplificación registral”, “Declaración en línea”, “Sistema de Cálculo de Obligaciones de la Seguridad Social – SICOSS” y “Sistema Registral” —dispuesto por la Resolución General N° 2.570 y sus modificatorias—, conforman bases de datos que permiten instrumentar procedimientos que simplifican las obligaciones a cargo de los empleadores en materia de registración laboral.

Que este Organismo ha concluido el desarrollo de un sistema que permitirá al empleador confeccionar vía “Internet” las referidas hojas móviles del Libro Especial.

Que dicha herramienta no altera las incumbencias propias de las autoridades administrativas locales en materia del trabajo, quienes continuarán habilitando las mencionadas hojas.

Que el sistema informático a implementar resulta compatible con la tarea de certificación y habilitación que le compete a cada autoridad local.

Que esta Administración Federal brindará a las autoridades locales que así lo acuerden, un sistema de cobro de los aranceles que perciben por la actividad de habilitación de las hojas móviles.

Que corresponde disponer la obligatoriedad de utilización del sistema de emisión de hojas móviles, en forma progresiva hasta alcanzar a la totalidad de los empleadores.

Que, además, aquellos empleadores que resulten obligados deberán, a partir de su incorporación, confeccionar las respectivas declaraciones juradas F.931, mediante la utilización del sistema “Declaración en línea”.

Que, por otra parte, cabe establecer el procedimiento mediante el cual los empleadores obtendrán el certificado de trabajo previsto en el referido Artículo 80, a los fines de su entrega a los respectivos trabajadores.

Que han tomado la intervención que les compete la Dirección de Legislación, las Subdirecciones Generales de Asuntos Jurídicos, de Recaudación, de Sistemas y Telecomunicaciones, de Planificación, de Técnico Legal de los Recursos de la Seguridad Social, de Coordinación Operativa de los Recursos de la Seguridad Social y de Servicios al Contribuyente, y la Dirección General de los Recursos de la Seguridad Social.

Que la presente se dicta en ejercicio de las facultades conferidas por el Artículo 7° del Decreto N° 618 del 10 de julio de 1997, sus modificatorios y sus complementarios.

Por ello,

EL ADMINISTRADOR FEDERAL

DE LA ADMINISTRACIÓN FEDERAL DE INGRESOS PÚBLICOS

RESUELVE:

TÍTULO I

EMISIÓN DE HOJAS MÓVILES

Artículo 1° — A los fines establecidos por la Resolución Conjunta N° 3.669 (AFIP) y N° 941 (MTEySS), los empleadores que confeccionen el Libro Especial dispuesto por el Artículo 52 de la Ley N° 20.744, texto ordenado en 1976 y sus modificaciones, en adelante “Libro de Sueldos Digital”, mediante el registro en hojas móviles —conforme lo prevé el punto 4 del citado artículo—deberán emitir dichas hojas vía “Internet” utilizando el sistema informático denominado “Libro de Sueldos Digital” que se aprueba por la presente, al cual se accederá a través del sitio “web” institucional (http://www.afip.gob.ar) con la respectiva “Clave Fiscal”, obtenida conforme las disposiciones de la Resolución General N° 3.713.

El mencionado sistema estará disponible también en el sitio “web” del Ministerio de Trabajo, Empleo y Seguridad Social (http://www.trabajo.gob.ar).

Art. 2° — Esta Administración Federal notificará a los empleadores que deberán confeccionar las hojas móviles mediante el sistema mencionado en el artículo anterior, siendo exclusivamente éstos los que deberán utilizar dicho sistema a partir de ese momento y como única alternativa viable a dichos efectos.

La notificación se efectuará a través de alguno de los procedimientos dispuestos por el Artículo 100 de la Ley N° 11.683, texto ordenado en 1998 y sus modificaciones, cuando la misma se realice en forma individual o, mediante el dictado de una resolución general, cuando se incluyan en forma masiva empleadores de determinadas actividades, sectores y/o jurisdicciones provinciales.

El listado de empleadores obligados —en forma individual o comprendidos en un grupo o sector de empleadores— será publicado por esta Administración Federal y por el Ministerio de Trabajo, Empleo y Seguridad Social en sus respectivos sitios “web”.

Art. 3° — Para confeccionar las hojas móviles el sistema utilizará la información proveniente de:

a) Las declaraciones juradas determinativas y nominativas de aportes y contribuciones con destino a los distintos subsistemas de la seguridad social, presentadas por los empleadores,

b) el sistema “Simplificación registral”, y

c) el “Sistema Registral”.

Art. 4° — Los sujetos obligados a utilizar el sistema deberán cumplir con el siguiente procedimiento:

a) Declarar en el “Sistema Registral” la jurisdicción de rúbrica del “Libro de Sueldos Digital”, debiéndose seleccionar la provincia que corresponda a la autoridad administrativa local en materia de trabajo.

b) Ingresar al servicio “Libro de Sueldos Digital” y configurar los parámetros a partir del menú inicial que posee el sistema, registrando todos los conceptos que se utilicen para la liquidación de los sueldos y jornales, asociando cada uno de ellos con los de la grilla universal predefinida por esta Administración Federal e indicando a qué subsistema de la seguridad social se vincula cada uno. Esta acción se realizará al utilizar por primera vez el sistema o cuando exista una modificación en los registros por la creación o baja de conceptos en la liquidación de sueldos y jornales.

La configuración de parámetros aludida en el párrafo anterior, se podrá realizar en forma manual completando los campos requeridos por el sistema o por importación masiva de datos mediante el envío de un archivo cuyo diseño de registros obra en el micrositio http://www.afip.gob.ar/LibrodeSueldosDigital/ dentro del sitio “web” institucional.

c) Cargar en el sistema los datos para la conformación del “Libro de Sueldos Digital” mediante alguna de las siguientes modalidades:

1. Ingreso manual: Completando los campos requeridos por el sistema.

2. Importación de archivos estandarizados vía “web”, con clave fiscal, una vez finalizado el proceso de cada liquidación de sueldos y jornales, en cuyo caso se utilizará el diseño de registros que obra en el micrositio http://www.afip.gob.ar/LibrodeSueldosDigital/ dentro del sitio “web” institucional.

Una vez cumplido lo indicado en los incisos precedentes, la información deberá ser transmitida electrónicamente. De resultar aceptada dicha transmisión, el sistema emitirá un archivo estandarizado conteniendo las hojas del libro en borrador, el que será enviado al empleador para su revisión y posterior conformidad.

La conformidad por parte del empleador del contenido del libro a emitir por el sistema, se prestará mediante la transferencia electrónica del formulario de declaración jurada F.8351 “Digesto Resumen Libro de Sueldos Digital” —disponible en formato “pdf”—, el cual deberá contar con firma digital de acuerdo con el procedimiento previsto en la Resolución General N° 3.380 y las especificaciones que se consignan en el Anexo I.

Esta Administración Federal podrá establecer, para determinados empleadores, que el requisito de firma digital no sea exigible, a cuyo fin efectuará la publicación pertinente en el micrositio referido en el punto 2 del inciso c) precedente.

Las rectificaciones que pudieren corresponder se realizarán mediante el sistema establecido por el Artículo 1°, no obstante, las correspondientes declaraciones juradas —formulario F.931— rectificativas deberán confeccionarse conforme se indica a continuación:

1. Por los períodos a partir de su incorporación a la obligación de emisión de las hojas móviles mediante la utilización del sistema que se aprueba por la presente: A través del sistema “Declaración en línea”.

2. Por los períodos anteriores a dicha incorporación: Mediante la modalidad de confección de las declaraciones juradas —”Sistema de Cálculo de Obligaciones de la Seguridad Social – SICOSS” o “Declaración en línea”, según corresponda— que el empleador utilizó para la confección de la declaración jurada original.

d) Imprimir las hojas del “Libro de Sueldos Digital” correspondientes, ajustándose a los requerimientos de la autoridad jurisdiccional en materia del trabajo, las cuales se encontrarán contenidas en un archivo que será puesto a disposición del empleador a través del servicio “e-ventanilla”.

Art. 5° — La veracidad de los datos impresos del “Libro de Sueldos Digital” podrá ser verificada por las autoridades de aplicación o por los trabajadores, accediendo a una consulta “en línea” con este Organismo mediante la utilización de clave fiscal, a través de los servicios “web” habilitados a tal fin.

TÍTULO II

HABILITACIÓN DE HOJAS MÓVILES POR AUTORIDADES LOCALES

PERCEPCIÓN DE ARANCELES

Art. 6° — Las autoridades administrativas locales en materia del trabajo podrán celebrar convenios con este Organismo, en los términos generales del modelo que consta en el Anexo II y sin perjuicio de la intervención de las áreas competentes, para instrumentar la rúbrica y facilitar la percepción de los aranceles por la actividad de habilitación de las hojas móviles del “Libro de Sueldos Digital”.

Celebrado el convenio, el ingreso de dichos aranceles será efectuado por los empleadores mediante la utilización del volante electrónico de pago (VEP), conforme lo dispuesto por la Resolución General N° 1.778 y sus modificatorias.

El listado de jurisdicciones que hayan celebrado el referido convenio será publicado por esta Administración Federal y por el Ministerio de Trabajo, Empleo y Seguridad Social en sus respectivos sitios “web”.

Art. 7° — Las autoridades locales que celebren los convenios tendrán acceso a la información —circunscripta al ámbito de su jurisdicción— para la conformación de sus propias bases de datos y a una consulta “en línea” con esta Administración Federal.

TÍTULO III

CONFECCIÓN VÍA “INTERNET” DE LA DECLARACIÓN JURADA DETERMINATIVA DE APORTES Y CONTRIBUCIONES

Art. 8° — Los empleadores que resulten obligados a la utilización del sistema de emisión de hojas móviles, a partir de su incorporación al mismo, deberán confeccionar las respectivas declaraciones juradas formulario F.931, mediante la utilización del sistema “Declaración en línea” aprobado por la Resolución General N° 2.192, sus modificatorias y complementarias.

Art. 9° — El sistema “Declaración en línea” verificará que el empleador haya dado la conformidad prevista en el Artículo 4°, lo que habilitará la confección de la respectiva declaración jurada.

Lo expuesto en el párrafo precedente en nada altera el vencimiento general para la presentación del formulario de declaración jurada F.931 y el pago del saldo resultante del mismo.

TÍTULO IV

CERTIFICADO DE TRABAJO PREVISTO EN EL ARTÍCULO 80 DE LA LEY N° 20.744, TEXTO ORDENADO EN 1976 Y SUS MODIFICACIONES

Art. 10. — El Certificado de Trabajo establecido por el Artículo 80 de la Ley N° 20.744, texto ordenado en 1976 y sus modificaciones, se emitirá exclusivamente mediante el sistema informático aprobado por la Resolución General N° 2.316.

Art. 11. — A dicho sistema se podrá acceder a través del sitio “web” de este Organismo (http://www.afip.gob.ar). Para ingresar al mismo se deberá utilizar la respectiva “Clave Fiscal” obtenida conforme a la Resolución General N° 3.713.

A tal fin se deberán observar las instrucciones previstas en la ayuda disponible en el citado sitio “web”.

Art. 12. — El Certificado de Trabajo se otorgará a través del sistema mediante el formulario F.984 “Certificado de Trabajo Artículo 80 – LCT”. El mismo se emitirá por duplicado y para su validez deberá contar con las firmas de la autoridad responsable —o del apoderado legal del empleador— y del trabajador, destinándose el original para este último y el duplicado para el empleador.

Art. 13. — En caso que la certificación comprenda períodos hasta el mes de junio de 1994, inclusive, por tales períodos el certificado emitido por el sistema se complementará con otra constancia de iguales características y datos, confeccionada por el empleador de acuerdo con los registros que obren en el libro de sueldos y jornales que este último hubiere utilizado en los períodos involucrados.

TÍTULO V

DISPOSICIONES GENERALES

Art. 14. — La totalidad de la información transmitida por los contribuyentes obligados a operar en el sistema de hojas móviles se pondrá a disposición del Ministerio de Trabajo, Empleo y Seguridad Social.

Art. 15. — Los empleadores obligados a la utilización del sistema quedan exceptuados de cumplir con el régimen de información dispuesto por la Resolución General N° 3.279, relativo a los conceptos no remunerativos incluidos en la retribución de trabajadores en relación de dependencia.

Art. 16. — Ante el incumplimiento a las obligaciones que se disponen por la presente, esta Administración Federal aplicará las sanciones previstas en la Ley N° 11.683, texto ordenado en 1998 y sus modificaciones y la Resolución General N° 1.566 texto sustituido en 2010 y sus modificatorias, sin perjuicio de las demás sanciones que pudieren corresponder.

Art. 17. — Apruébanse los formularios F.984 “Certificado de Trabajo Artículo 80 – LCT” y F.8351 “Digesto Resumen Libro de Sueldos Digital” y los Anexos I y II que forman parte de la presente.

Art. 18. — Las disposiciones de esta resolución general entrarán en vigencia a partir de su publicación en el Boletín Oficial y serán de aplicación según se indica a continuación:

a) Emisión de hojas móviles —Artículo 52 de la Ley N° 20.744, texto ordenado en 1976 y sus modificaciones—: A partir de la fecha que se indique en la notificación que este Organismo efectuará en forma particular a cada empleador o, desde el momento que lo disponga una resolución general cuando se incluyan en forma masiva empleadores de determinadas actividades, sectores y/o jurisdicciones provinciales.

b) Emisión del certificado de trabajo —Artículo 80 de la Ley N° 20.744, texto ordenado en 1976 y sus modificaciones—: A partir de la fecha prevista en el inciso b) del Artículo 7° de la Resolución General N° 3.669.

Art. 19. — Regístrese, publíquese, dése a la Dirección Nacional del Registro Oficial y archívese. — Ricardo Echegaray.

ANEXO I (Artículo 4°)

FORMULARIO DE DECLARACIÓN JURADA F.8351.

PROCEDIMIENTO PARA SU REMISIÓN, FIRMA DIGITAL Y TRANSMISIÓN ELECTRÓNICA

a) Para la remisión del formulario de declaración jurada F.8351, se requiere tener preinstalado el programa Adobe Reader 9.0 o superior. Dicho formulario será descargado en el proceso de conformidad del contenido del libro a emitir, desde el sitio “web” institucional en la ubicación —URL— http://www.afip.gob.ar/LibrodeSueldosDigital/.

b) El archivo a remitir electrónicamente deberá denominarse utilizando el formato “afip.F.8351****.pdf”, donde los asteriscos serán reemplazados para ingresar información adicional e identificar y/o personalizar el archivo.

c) El proceso de firma digital requiere tener el “Certificado Digital” —Nivel 4— emitido por la Autoridad Certificante de esta Administración Federal, de acuerdo con lo dispuesto por la Resolución General N° 2.651, y la autorización correspondiente en los términos de la Resolución General N° 3.380.

d) La información para la obtención del “Certificado Digital” se encuentra disponible en la dirección —URL— http://acn.afip.gob.ar.

e) Para realizar las autorizaciones de acuerdo con el procedimiento previsto en el Anexo de la Resolución General N° 3.380, se deberá acceder a la dirección —URL— http://www.afip.gob.ar/firmadigital/