El sistema de gestión es es el mejor amigo de la administración del tiempo.
Una de las cosas que más tiempo nos consume, como Contadores, es la dispersión y desorganización administrativa de algunos de nuestros clientes.
Muchos son pymes, empresas unipersonales o con muy poco personal, donde la vorágine del día a día les quita tiempo para ocuparse de la administración (cosa que, en general, tampoco les gusta)
El interés de los Contadores por acceder a “papeles ordenados” no es una obsesión al estilo Marie Kondo.
Es una necesidad:
- para que no existan omisiones o duplicaciones
- para poder trabajar sobre una base firme
- para tener disponible la información cada vez que se necesite
- para que volvamos a encontrar el respaldo de los datos cuando pase el tiempo y nos sea requerido
- para que lo entienda toda persona que necesite acceder
Hay una diferencia abismal entre un cliente que lleva ordenada su administración y uno que no lo hace.
El tiempo que lleva ordenarlo y verificar la consistencia, los errores a los que se exponen, las idas y vueltas con comprobantes o documentación faltante, o sin respuestas certeras.
En una época, nos traían una bolsa con papeles. Si bien esa etapa parece superada muchas veces solo se ha ido transformando.
Ahora recibimos fotos, fotos por whastapp, comprobantes repetidos (¡varias veces!), imágenes que no se distinguen o cortadas o con números tapados que nos obligan a volver a consultar, con pérdidas de tiempo para todos.
Hay quien nos envía información en pdf o en Word, lo que implica volcar los datos en un planilla para poder trabajarlos. Si el cliente nos envía los extractos en pdf tendremos que ver cómo llevar las cifras a la planilla de cálculo para preparar el balance. Si nos envía el iva compras en Word, habrá que rearmar un nuevo listado para hacer las liquidaciones.
Nos alivia recibir un Excel pero tenemos en claro que, muchas veces, las fórmulas no suman. A veces vemos que aplicaron fórmulas para “ahorrar tiempo” de carga pero que, al no compulsar con el comprobante, se generaron errores.
Un caso típico es encontrarnos con percepciones con conceptos o importes mal cargados. Pero también hay CUIT erróneos y comprobantes repetidos.
O información incompleta: sabemos que hubo percepciones de una jurisdicción pero no nos dicen el CUIT y nos vemos obligados a buscar en el iva compras para localizar el dato.
Párrafo aparte para determinadas presentaciones. Por ejemplo, el Libro IVA Digital donde necesitamos utilizar un archivo de importación (en un servicio muy celoso que se detiene en cada error) y cuya carga manual, aun con pocos comprobantes, lleva mucho tiempo.
Es un hecho: si el cliente no tiene su información ordenada hay que dedicarle más tiempo e implica un honorario mayor. Es importante tenerlo en cuenta al momento de pasar un presupuesto, pero no siempre es simple de plasmar.
Si eso no es posible tenemos que dedicar nuestro tiempo de calidad, o el de nuestros colaboradores, a volver a pedir un comprobante mal escaneado porque no se ve el CUIT o porque la información recibida no es consistente.
Si nuestro cliente usa un sistema de gestión redundará en beneficio para todos:
Mejor aprovechamiento del tiempo asignado al cliente
Evitar errores de cálculo, de CUIT, repeticiones.
Posibilidad de acceder a la información en cualquier momento, desde cualquier lugar tanto para el cliente como para nosotros.
El cliente accede a información útil actualizada: ahí tiene las cuentas corrientes, el stock, las cuentas a pagar, así como los clientes morosos o los cheques a debitar en el banco. Los datos del día a día.
Los Contadores tenemos acceso a la información necesaria para liquidar los impuestos y preparar las declaraciones mensuales, y también para detectar errores a tiempo, para ir contabilizando o para tener lista la base contable (ventas, compras, cobros, pagos) para el momento en que nos pongamos a trabajar en el balance anual o en la preparación de informes periódicos.
Con un sistema de gestión las retenciones se realizan de manera automática: se evita que haya que pedir al Contador que vea si corresponde retención, que la calcule y que genere el comprobante.
Si el sistema es online permite que todos nos conectemos desde cualquier lugar y en cualquier momento. Podemos buscar la información que necesitamos y consultarla. O exportarla a nuestro equipo para analizarla.
Hay que tener en cuenta que los usuarios no necesariamente tienen conocimientos contables y que, para muchos, la contabilidad es el “patito feo” de la vida empresarial.
Por eso el sistema debe ser lo suficientemente amigable e intuitivo para que resulte tan simple trabajar con él que ya no puedan imaginar cómo trabajaban antes de adoptarlo. Y lo suficientemente flexible para que pueda acompañar a la empresa en las necesidades que vayan surgiendo.
Es probable que el Contador acompañe al cliente en la implementación, definiendo el plan de cuentas y los parámetros que esa empresa necesita, así como en la definición de la carga inicial. En un primer momento implica un esfuerzo adicional.
Pero el resultado será seguramente satisfactorio y mejorará la gestión del tiempo y el trabajo de todos, tanto del Contador como de los usuarios de la empresa.
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