Automatizar la registración de los movimientos de cobros y pagos con la importación de extracto bancarios utilizando la aplicación SOS Contador.
Una de las tareas que más tiempo demandan en la contabilidad de una empresa, son las conciliaciones bancarias, casi todas las operaciones pasan por el banco, por lo tanto, si tenemos ecualizadas estas operaciones, tenemos al día gran parte e la contabilidad.
Sabemos que esa tarea es tediosa para quién la realiza y lleva tiempo en algo que es muy rutinario.
Importación del Extracto Bancario al SOS Contador
Desde SOS-Contador nos prometen una solución a esta tediosa tarea con una nueva aplicación que nos permitirá importar extractos bancarios o planillas de cobros, pagos y movimientos de fondos con una simple rutina automática de importación.
Esta rutina de importación generará cobros y pagos identificando clientes, proveedores y los ingresa automáticamente a la contabilidad.
¿Cómo es el proceso de automatización?
Sólo hay que armar un sencillo Excel, respetando un modelo de 4 columnas y la aplicación recorrerá cada fila e importará los datos que pueda identificar, utilizando la columna B “Descripción” a efectos de la identificación de la operación con un cliente, un proveedor o una cuenta contable.
La rutina automática va leyendo cada fila del extracto por CUIT, por CBU y luego por las otras celdas que incluyan texto.
Los datos validados generarán cobros o pagos según sea el signo del movimiento, teniendo en cuenta la base con la que viene trabajando el sistema.
Cuando hay coincidencia con clientes o proveedores, se ingresa el importe como COBRO (si es positivo), PAGO (si es negativo)
En cambio, cuando hay coincidencia con cuentas contables, se ingresa el importe como MOVIMIENTO DE FONDOS, al debe o al haber según si el importe es positivo o negativo
Y si ya existe en la base un cobro o pago con mismo cliente, proveedor o cuenta contable, con la misma fecha y mismo importe, no se procesa el movimiento y se lo marca como “no procesado”, para no duplicar la informaación.
Ahora, si no hay coincidencia con CUIT, CBU, “descripción extracto”, “SIRCREB” ni “Ley 25413” en la base, no se procesa el movimiento, se lo marca como “no procesado” y se lo pinta de naranja
Pasos para importar el extracto bancario al SOS
El primer paso para utilizar esta rutina de importación es transformar tu extracto o planilla de cobros y pagos al siguiente formato:
- Columna A: Fecha
- Columna B: Descripción
- Columna C: Monto
- Opcionalmente Columna D: Saldo
Ejemplo:
Una vez armada la planilla excel con este formato, será posible importar cualquier planilla y generar pagos, cobros y movimientos de fondos “contra” alguna de las cuentas Caja y Bancos seleccionadas.
Posteriormente, el segundo paso, será Ingresar a “menú Inicio” y ahí en “Importar datos” – Desde XLS – “Importación de Cobros, Pagos y Movimiento de Fondos” como se ve en la imagen:
Finalización del proceso automático
Al finalizar, el proceso se descargará un XLS con resultados del proceso incluyendo movimientos “no procesados”, para poder completar la carga del extracto o planilla de cobros / pagos manualmente, cargando sólo lo no procesado automáticamente.
La planilla excel tendrá los resultados y los presentará de esta manera:
En verde indican los movimientos procesados y en naranja los no procesado, que serán los que deberemos analizar analizar y cargar manualmente.
Sinceramente el proceso ayuda mucho a automatizar gran parte de la operaciones rutinarias de la conciliación bancaria, registrando el grueso de operaciones repetitivas que tiene todo movimiento bancario.
Es ideal cuando tenemos que poner al día la contabilidad de un cliente, por que es nuevo o simplemente porque está atrasado por algún motivo.
Para más información y detalles, pueden ver una guía paso a paso aquí. También pueden ver el video tutorial:
Para quienes quieren probar SOS Contador, recuerden que para un CUIT es totalmente gratis.
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